УТВЕРЖДЕН

Директором департамента

по обеспечению деятельности

мировых судей Ростовской области

24.07.2017

 

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ

ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ОТДЕЛА КАПИТАЛЬНОГО

И ТЕКУЩЕГО РЕМОНТА ЗДАНИЙ

 

1. Общие положения

 

1.1. Должность государственной гражданской службы Ростовской области (далее – гражданская служба) ведущего специалиста отдела капитального и текущего ремонта зданий (далее – ведущий специалист) относится к старшей группе должностей гражданской службы категории «обеспечивающие специалисты».

1.2. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности) государственного гражданского служащего (далее – гражданский служащий): Управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

1.3. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского служащего: Комплектование и документационное обеспечение управления.

1.4. Назначение и освобождение от должности ведущего специалиста осуществляется директором департамента по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области.

1.5. Ведущий специалист непосредственно подчиняется директору департамента по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области либо лицу, исполняющему его обязанности и начальнику отдела капитального и текущего ремонта зданий.

1.6. Во время отсутствия ведущего специалиста (командировка, отпуск, болезнь и др.) его должностные обязанности исполняет гражданский служащий, определяемый директором департамента по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области.

 

2. Квалификационные требования

 

2. Для замещения должности ведущего специалиста устанавливаются следующие квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования.

2.1.1. Гражданский служащий, замещающий должность ведущего специалиста должен иметь профессиональное образование.

2.1.2. Для замещения должности ведущего специалиста требований к стажу не предъявляются.

2.1.3.  Ведущий специалист должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Федерального закона от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

в) Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

г) Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ  «О противодействии коррупции»;

3) знаниями и умениями в области информационно-коммуникационных технологий.

 

2.1.4. Умения ведущего специалиста включают:

- умение мыслить системно (стратегически);

- умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

- коммуникативные умения;

- умение управлять изменениями;

- умение работать в стрессовых условиях.

 

2.2. Профессионально-функциональные квалификационные требования.

2.2.1. Ведущий специалист должен иметь профессиональное образование.

2.2.2. Ведущий специалист должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства Российской Федерации:

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон от 17.12.1998 № 188-ФЗ «О мировых судьях  в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральный закон от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Указ Президента Российской Федерации от 12.08.2002 № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г.   № 808 «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.  № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

Приказ Минюста России от 2 августа 1999 г. № 38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг»;

Приказ Росархива от 9 октября 2001 г. № 75 «Об утверждении регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию»;

Приказ Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Областной закон от 29.05.1996  № 19-ЗС «Устав Ростовской области»;

Областной закон от 26.04.1999 № 31-ЗС «О мировых судьях в Ростовской области»;

Областной закон от 26.07.2005 № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

Областной закон от 18.09.2006 № 540-ЗС «Об обращениях граждан»;

Областной закон от 12.05.2009 № 218-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;

Областной закон от 10.12.2010 № 538-ЗС «О денежном содержании государственных служащих Ростовской области»;

Областной закон от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области»;

Указ Губернатора Ростовской области от 31.10.2011 № 20 «Об утверждении Положения о кадровой работе в Правительстве Ростовской области»;

Указ Губернатора Ростовской области от 27.02.2014 № 23 «О делегировании отдельных полномочий представителя нанимателя и отдельных полномочий работодателя»;

Указ Губернатора Ростовской области от 13.01.2015 № 1 «О распределении обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области»;

Указ Губернатора Ростовской области от 10.06.2015 № 35 «О Регламенте Правительства Ростовской области»;

Постановление Правительства Ростовской области от 30.08.2012 № 824      «О комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Ростовской области и урегулированию конфликта интересов»;

Постановление Правительства Ростовской области от 22.03.2012 № 220 «Об утверждении Перечня должностей государственной гражданской службы Ростовской области, при назначении на которые граждане и при замещении которых государственные гражданские служащие Ростовской области обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей» (вместе с Перечнем);

Постановление Правительства Ростовской области от 27.06.2013 № 419 «О представлении сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;

Постановление Правительства Ростовской области от 27.06.2013 № 404  «О мерах по реализации Федерального закона от 03.12.2012 № 230-ФЗ»;

Приказ Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

Распоряжение Правительства Ростовской области от от 15.03.2017 № 131 «О межведомственном электронном документообороте»;

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области;

Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;

Положение о департаменте по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области, утвержденное постановлением Правительства Ростовской области от 09.12.2011 № 219.

 

2.2.3. Иные профессиональные знания ведущего специалиста включают:

1) понятие и признаки государства;

2) понятие, цели, элементы государственного управления;

3) типы организационных структур;

4) методы формирования государственно-служебной культуры;

5) порядок обеспечения сохранности и государственного учета документов;

6) научные и методические разработки, технические требования стандартов в области обеспечения сохранности документов;

7) основы документационного обеспечения управления

8)                нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

9)                системы хранения и классификации архивных документов;

10)           виды справочно-поисковых средств архива;

11)           порядок составления планово-отчетной документации;

12)           основы документационного обеспечения управления.

 

2.2.4 Ведущий специалист должен обладать следующими функциональными знаниями и умениями:

 

2.2.4.1. Функциональные знания ведущего специалиста:

1) понятие нормы права и ее признаки;

2) предметы и методы правового регулирования;

3) понятие нормативного правового акта;

4) понятие проекта нормативного правового акта, инструменты и этапы его разработки;

5) понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

6) централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства;

7) система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота.

 

2.2.4.2. Функциональные умения ведущего специалиста:

1)   подготовка методических материалов, разъяснений и других материалов;

2)    подготовка отчетов, докладов, тезисов, презентаций;

3)   подготовка разъяснений, в том числе гражданам, по вопросам применения законодательства Российской Федерации в сфере деятельности департамента по обеспечению деятельности мировых судей Ростовской области;

4)  прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел.

 

 

3. Должностные обязанности, права и ответственность ведущего специалиста

 

3.1. Должностные обязанности ведущего специалиста

 

3.1.1. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется основными обязанностями гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.1.2. Ведущий специалист обязан:

      - уведомлять в установленном порядке  представителя нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

- уведомлять в письменной форме представителя нанимателя о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения;

- принимать меры к недопущению нецелевого, неправомерного и (или) неэффективного использования бюджетных средств и государственного имущества;

- исполнять обязанности государственного гражданского служащего, предусмотренные ст. 15 Федерального закона № 79-ФЗ, соблюдать ограничения, выполнять обязательства к требованиям к служебному поведению, не нарушать запреты, установленные федеральными и областными законами, а также Кодексом этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области.

3.1.3. Исходя из задач, возложенных на приемную департамента и отдел капитального и текущего ремонта зданий, ведущий специалист выполняет следующие функции:

осуществляет  работу  по  организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной деятельности директора департамента;

принимает  документы   и   личные  заявления  на  подпись  директору департамента;

проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

осуществляет регистрацию и отправку исходящей корреспонденции почтовыми отправлениями;

организует проведение телефонных переговоров директора департамента, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемо-передающим устройствам (телефон, телефакс, электронная почта и т.д.), своевременно доводит ее до его сведения;

обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

разрабатывает (один раз в год) перечень дел приемной директора для включения в номенклатуру дел департамента, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки  оформляет для архивного хранения;

ведет архив и архивное делопроизводство департамента;

совместно со структурными подразделениями департамента в соответствии с номенклатурой дел осуществляет отбор дел отделов для архивного хранения;

осуществляет своевременный контроль за поздравлениями с государственными, профессиональными праздниками, юбилейными, памятными датами, днями рождений руководителей;

создает и поддерживает в приемной департамента деловую рабочую обстановку, установленный порядок работы с документами и атмосферу внимательного и доброжелательного отношения к посетителям;

обеспечивает выполнение установленного порядка входа работников департамента и посетителей в кабинет директора; 

исполняет дополнительные распоряжения и поручения директора, связанные с выполнением задач, возложенных на приемную департамента;

подготавливает справки по вопросам материально-технического обеспечения деятельности мировых судей и департамента, капитального строительства;

вносит предложения начальнику отдела по рациональному распределению и использованию предметов снабжения;

участвует в разработке недельного, квартального и годового планов работы отдела;

участвует в проведении комплексных проверок состояния зданий,  сооружений и объектов судебных участков мировых судей;

составляет и представляет в установленном порядке отчетные документы, относящиеся к компетенции отдела;

поддерживает уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей.

 

3.2. Права ведущего специалиста

 

3.2.1. При исполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.2.2. Ведущий специалист представляет отдел во взаимоотношениях со структурными подразделениями департамента, Правительства Ростовской области, областными органами исполнительной власти, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.

 

3.3. Ответственность ведущего специалиста

 

Ведущий специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за разглашение государственной тайны (в случае наличия допуска к сведениям, ее составляющим), а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

 

4. Перечень вопросов, по которым ведущий специалист

вправе или обязан самостоятельно

принимать управленческие или иные решения

 

4.1. Ведущий специалист принимает решения в соответствии с Положением об отделе капитального и текущего ремонта зданий, иными правовыми актами и решениями директора департамента, правовыми актами и решениями Правительства Ростовской области, в том числе запрашивает в установленном порядке:

от разработчиков (исполнителей) проекты контрактов, договоров, соглашений, представляемых в структурные подразделения департамента;

от соответствующих органов, должностных лиц, граждан и организаций, структурных подразделений департамента материалы и информацию, необходимые для выполнения возложенных должностных обязанностей.

4.2. По поручению директора департамента ведущий специалист принимает участие в работе создаваемых в департаменте комиссий и рабочих групп.

 

5. Перечень вопросов, по которым ведущий специалист вправе
или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

 

Ведущий специалист участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов решений, касающихся направлений деятельности департамента и отдела капитального и текущего ремонта зданий в соответствии со своей компетенцией по вопросам, входящим в его должностные обязанности.

В целях подготовки проектов нормативных правовых актов и проектов решений ведущий специалист самостоятельно:

изучает действующее федеральное и областное законодательство;

изучает переданные ему на исполнение документы на предмет их соответствия федеральному и областному законодательству;

взаимодействует в рабочем порядке с другими работниками департамента, работниками иных государственных органов и органов местного самоуправления, гражданами и представителями организаций;

осуществляет подготовку проектов текстов документов и представляет их на согласование.

 

6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов
управленческих и иных решений, порядок согласования и
принятия данных решений ведущим специалистом

 

Ведущий специалист осуществляет подготовку, согласование и рассмотрение проектов управленческих и иных решений в порядке и в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству в департаменте и Регламентом департамента, другими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами Правительства Ростовской области и департамента.

 

7. Порядок служебного взаимодействия ведущего специалиста в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями

 

Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав ведущий специалист в пределах своей компетенции взаимодействует в установленном порядке с работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и гражданами по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

 

8. Перечень государственных услуг,
оказываемых ведущим специалистом гражданам и организациям

 

При выполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист не оказывает государственных услуг гражданам и организациям.

 

9. Показатели эффективности и результативности профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста

 

Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста оценивается в соответствии со следующими показателями:

1. Показатели эффективности

 

№ п/п

Показатели

Варианты оценки

Бал-лы

1.1.

Использование в процессе работы методов планирования

навыки планирования отсутствуют;

планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя;

планирование работы осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу

0

1

 

 

2

1.2.

Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т.п.)

выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям;

выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям;

выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям

0

 

 

1

 

2

1.3.

Широта использо-вания знаний, указанных в п. 2.2. должностного регламента, при выполнении работ

используется узкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности;

используется широкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности;

используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных направлений деятельности;

1

 

 

2

 

 

3

1.4.

Использование в процессе работы автоматизирован-ных средств обработки информации

навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют;

возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме;

возможности автоматизированных средств обработки информации используются  в полном объеме

0

 

 

1

 

 

2

1.5.

 

 

 

 

 

Способность устанавливать и поддерживать деловые взаимоотношения

низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения);

средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений  осу-ществляется с трудом);

высокая (спектр деловых контактов  чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени)

0

 

1

 

 

 

2

1.6.

Интенсивность работы

низкая (работа выполняется крайне медленно);

средняя (работа выполняется в нормальном режиме);

высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ)

0

1

 

2

1.7.

Инновационность в работе

низкая (инновационные решения не генерируются);

средняя (инновационные решения генери-руются, но реализуются ограниченно);

высокая (инновационные решения генери-руются и реализуются в большом объеме)

0

 

1

 

2

 

2. Показатели результативности

 

№ п/п

Показатели

Варианты оценки

Бал-лы

2.1.

Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями

 

порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно

порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя

отдельные поручения выполняются несвоевременно

порученная работа всегда выполняется своевременно

0

 

1

 

 

2

 

3

2.2.

Качество выполненных работ:

 

выполненная работа, как правило, требует значительной доработки и правок

выполненная работа, как правило, требует незначительной доработки и правок

выполненная работа, как правило, не требует доработки и правок

0

 

1

 

2

 

 

10