ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОГО РЕГЛАМЕНТА

 

 

                   УТВЕРЖДАЮ

Председатель комитета по управлению

архивным делом Ростовской области

_______________________В.Е.ЗАХАРОВ

« 12» апреля 2017 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Должностной регламент

ведущего специалиста отдела организационно-методической и

научной работы, хранения, комплектования, учета и использования

архивных документов комитета по управлению архивным делом

Ростовской области

 

1.     Общие положения

 

1.1. Должность государственной гражданской службы области - ведущий специалист отдела организационно-методической и научной работы комитета по управлению архивным делом  Ростовской области (далее – ведущий специалист) относится к группе старших должностей государственной гражданской службы категории «специалисты».

1.2. Государственный гражданский служащий Ростовской области (далее - гражданский служащий), замещающий указанную в п.1 настоящего должностного регламента должность гражданской службы, назначается и освобождается от должности  приказом председателя комитета по управлению архивным делом  Ростовской области (далее - председатель комитета).

1.3. Непосредственная подчиненность гражданского служащего, порядок наделения его полномочиями, порядок замещения гражданского служащего, а также порядок делегирования его полномочий устанавливается председателем комитета.

1.4. В период временного отсутствия гражданского служащего исполнение его должностных обязанностей возлагается на другого гражданского служащего в соответствии с установленным распределением должностных обязанностей.

1.5. Ведущий специалист отдела осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:

Конституции Российской Федерации;

Федеральных законов:

от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

от 27.07.2004 № 79–ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

от 25.12.2008 3 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ  «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

 

Указа Президента Российской Федерации от 12.08.2002 № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

 

Областных законов Ростовской области:

от 29.05.1996 № 19-ЗС «Устав Ростовской области»;

от 26.07.2005 № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;

от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;

Указа Губернатора Ростовской области от 20.03.2012 № 16 «О Регламенте Правительства Ростовской области»;              

иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов, указаний Федерального архивного агентства, областных законов, указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области;

положения о комитете по управлению архивным делом Ростовской области;

положения об отделе организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета;

настоящего должностного регламента.

 

2.                 Квалификационные требования к

ведущему специалисту

 

2.1. На должность ведущего специалиста отдела назначается лицо, имеющее:

2.1.1. Высшее профессиональное образование.

2.1.2. Для замещения должности, относящейся к группе старших должностей гражданской службы – требования к стажу государственной гражданской службы Ростовской области, Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности не предъявляются.

Обязательными являются знания в области использования информационных технологий уровня «Базовый» и «Расширенный».

2.2. Ведущий специалист отдела должен знать:

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Федеральные законы:

от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службе Российской Федерации»;

от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской  службе Российской Федерации»;

от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

от 25.12.2008 3 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности  государственных органов и органов местного самоуправления»;

от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

от 25.12.2008 № 280-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с ратификацией Конвенции Организации Объединенных Наций против коррупции от 31 октября 2003 года, Конвенции об уголовной ответственности за коррупцию от 27 января 1999 года и принятием Федерального закона «О противодействии коррупции»»;

от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

 

Указы Президента Российской Федерации:

от 12.08.2002 № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

от 16.07.2009 № 814 «О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 12.08.2002 № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» и в общие принципы, утвержденные этим Указом»;

от 16.08.1995 № 854 «О некоторых социальных гарантиях лицам, замещавшим государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы»;

от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»;

от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценка их знаний, навыков  и умений (профессионального уровня)»;

от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;

от 01.02.2005 № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»;

от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных служащих»;

 

Приказ министерства информационных технологий и связи  Российской Федерации от 27.12.2005 № 147 «Об утверждении квалификационных требований к федеральным государственным гражданским служащим и государственным гражданским служащим субъектов Российской Федерации в области использования информационных технологий»;

 

Областные законы Ростовской области:

от 29.05.1996 № 19-ЗС «Устав Ростовской области»;

от 26.07.2005 № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

от 26.07.2005  № 345-ЗС «О Реестре государственных должностей Ростовской области и Реестре должностей государственной гражданской службы Ростовской области»;

от 18.09.2006 № 540-ЗС «Об обращениях граждан»;

от 21.06.2007 № 715-ЗС «Об областном государственном заказе на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Ростовской области»;

от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;

от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;

от 10.12.2010 № 538-ЗС «О денежном содержании государственных гражданских служащих Ростовской области»;

от 12.05.2009 № 218-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;

от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области»;

 

Постановление Правительства Ростовской области от 22.03.2012 № 220 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей государственной гражданской службы Ростовской области, и государственными гражданскими служащими Ростовской области сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;

Постановление Правительства Ростовской области от 20.01.2012 № 55 «О совершенствовании порядка подготовки и представления докладов о результатах и основных направлениях деятельности областных органов исполнительной власти»;

Регламент Правительства Ростовской области;

распределения обязанностей между Губернатором Ростовской области и его заместителями; Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;

Инструкцию по делопроизводству Правительства Ростовской области;

иные нормативные правовые акты Российской Федерации по направлениям профессиональной деятельности;

положение об отделе организационно-методической и научной  работе комитета;

настоящий должностной регламент;

основы государственного и муниципального управления;

основы трудового права;

организации труда, управления;

правил и норм охраны труда и противопожарной защиты;

Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области, правила делового этикета.

 

2.3. Ведущий специалист должен уметь:

          работать с людьми, вести деловые переговоры, воспринимать конструктивную критику, владеть навыками подготовки делового письма, эффективно взаимодействовать  с другими организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, населением;

         быть требовательным, энергичным, настойчивым, принимать советы других коллег, признавать свою неправоту, ставить достижимые цели и выполнимые задачи, оперативно принимать  и реализовывать решения, адаптироваться к ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем; 

         использовать современные информационные технологии, компьютерную и другую оргтехнику;

         систематически повышать свою квалификацию;

      не допускать  личностных конфликтов с сотрудниками  и представителями вышестоящих органов;

      знать основы государственного и муниципального управления;

использовать модули уровней «Базовый» и «Расширенный»  квалификационных требований, разработанных Минздравсоцразвития России и одобренны Правительственной комиссией по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления протоколом от  06.03.2012 г. № 4,   в области использования информационных технологий:

              - аппаратное и программное обеспечение;

                  - возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

                   - общие вопросы в области обеспечения безопасности;     

                    - навыки работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;

                   - работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;

                    - работы в операционной системе;

                    - управления электронной почтой;

                   - работы в текстовом редакторе;

              - работы с электронными таблицами;

              - подготовки презентаций;

              - использования графических объектов в электронных документах

              - работы с базами данных;

              - знания систем взаимодействия с гражданами и организациями;

              - учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения федеральными органами государственной власти основных задач и функций;

              - систем межведомственного взаимодействия;

              - систем управления государственными информационными ресурсами;

- информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных;

- систем управления электронными архивами;

- систем информационной безопасности;

- систем управления эксплуатацией.             

 

 

3.                 Должностные обязанности, права и ответственность

ведущего специалиста

 

3.1.          Должностные обязанности:

3.1.1. Ведущий специалист в пределах своей компетенции осуществляет следующие полномочия:

организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных архивах, в т.ч. в автоматизированном режиме;

контроль за составлением паспортов государственных архивов и подготовка сводного паспорта (по области) госархивов и филиалов;

ведение развернутых сводных  паспортов по государственным архивам области;

ведение в электронном формате Списка фондов архивных учреждений  Ростовской области, содержащих сведения, подтверждающие пенсионные права граждан и дополнения к нему, ежегодное внесение изменений на 01.01.20..года;

проверка наличия и состояния документов в архивах области;

контроль за подготовкой материалов для пополнения БД «Архивный фонд» по курируемым архивам и по области;

организация работы государственных архивов области по выявлению уникальных документов и представление предложений в Росархив о включении выявленных уникальных документах в Государственный реестр уникальных документов АФРФ, ведение Областного реестра уникальных документов АФРО;

организация работы государственных архивов области по оцифровке архивных документов и НСА, ведение ежеквартального и сводного учета по области;

внедрение в практику работы архивов современных автоматизированных технологий;

участие в работе комитета по предоставлению государственных услуг в соответствии с административными регламентами по предоставлению государственных услуг и реализации мероприятий, обеспечивающих переход оказания государственных услуг в электронном виде;

участие в рецензировании и апробировании присылаемых разработок от архивных учреждений ЮФО, ВНИИДАДа, Росархива;

член экспертно-проверочной комиссии комитета, рассматривает системы «Государственная власть. Государственное управление. Местное самоуправление», «Сельское, лесное, водное хозяйство»;

участие в проверках соблюдения законодательства об архивном деле, принимает участие в подготовке материалов для рассмотрения коллегией комитета;

организационно-методическое руководство (кураторство) архивными учреждениями городов Гуково, Зверево, Новошахтинска, Белокалитвинского, Верхнедонского, Красносулинского, Мартыновского, Миллеровского, Морозовского, Мясниковского, Неклиновского, Песчанокопского, Тарасовского, Целинского, Шолоховского районов.

3.1.2. Ведущий специалист участвует в решении наиболее важных вопросов развития архивного дела в области и деятельности комитета.

3.1.3. Исходя из задач отдела организационно-методической и научной работы комитета ведущий специалист:

несет ответственность за невыполнение задач, возложенных на него и за неисполнение утвержденных председателем комитета должностных обязанностей;             

вносит предложения о заключении комитетом договоров с организациями и специалистами на проведение работ, оказание услуг, связанных с работой отдела;

осуществляет мероприятия по контролю за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации и Ростовской области;

организует изучение, обобщение и распространение передового опыта работы архивных учреждений области;

обязан:

уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокураты или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов;

в письменной форме уведомлять своего непосредственного начальника о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно.

3.2.   Права ведущего специалиста:

3.2.1.   Ведущий специалист при исполнении своих должностных обязанностей обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.2.2.   Ведущий специалист имеет право:

запрашивать  от работников комитета и руководителей государственных архивов и архивов муниципальных городов и районов области необходимую информацию и документы;

представлять по поручению председателя комитета в законодательных и исполнительных органах власти области и органах  местного самоуправления по кругу вопросов, входящих в ведение комитета;

принимать участие в проверке деятельности архивных служб области, представлять председателю комитета предложения по совершенствованию их деятельности;

вносить предложения по улучшению архивной работы.

3.3.          Ответственность ведущего специалиста:

3.3.1. Ведущий специалист несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностным регламентом. За разглашение сведений, составляющих государственную, коммерческую тайну, а также конфиденциальных сведений, касающихся деятельности юридических лиц и граждан, гражданский служащий несет ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

 

 

 

4.     Перечень вопросов, по которым

ведущий специалист вправе или обязан самостоятельно

принимать управленческие или иные решения

 

4.1.          Ведущий специалист вправе:

давать консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций;

принимать участие в подготовке проектов актов, управленческих и иных решений по вопросам, отнесенным к его компетенции, в соответствии с задачами, возложенными на отдел;

4.2.          Ведущий специалист обязан:

в пределах своей компетенции принимать участие в оказании комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственных услуг гражданам и организациям в соответствии с функциями отдела;

выполнять поручения председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, а также другие функции в пределах должностных полномочий и в соответствии с компетенцией.

 

 

5.                 Перечень вопросов, по которым ведущий специалист вправе

или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных

правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

 

5.1.          Ведущий специалист вправе принимать участие:

в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам деятельности комитета в рамках его полномочий в соответствии с Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области.

5.2.          Ведущий специалист обязан принимать участие:

в заседании ЭПК  комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

 

6.                 Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов

управленческих и иных решений, порядок согласования и

принятия данных решений

 

 

6.1.          Ведущий специалист принимает участие в разработке, подготовке, согласовании и рассмотрении проектов управленческих и иных решений в сроки и в порядке, определяемые Регламентом Правительства Ростовской области и Регламентом комитета.

 

 

7.                 Порядок служебного взаимодействия  ведущего специалиста  в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями

 

7.1.          Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав ведущий специалист в пределах своей компетенции осуществляет взаимодействие с гражданскими служащими Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальными служащими, а также с организациями и гражданами в порядке, определенном Регламентом Правительства Ростовской области и  Регламентом комитета.

8.                 Перечень государственных услуг, оказываемых  ведущим специалистом гражданам и организациям в соответствии с

административным регламентом государственного органа

 

         8.1. При выполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист отдела  оказывает следующие государственные услуги:

         8.1.1. По организации исполнения  запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

           8.1.2. По организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок  и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

         8.1.3. По информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

        8.2. Дает консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций.

 

9.     Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста комитета

 

              9.1. Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста оценивается по следующим показателям:

              9.1.1. Качество деятельности (результата):

              соответствие требованиям, предъявляемым к должности;

подготовка документов в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов;

              точность/недопущение ошибок;

          другие.

9.1.2. Своевременность решения поставленных задач.

9.1.3. Организация труда:

производительность (объем выполненной работы за расчетный период);

результативность (мера достижения поставленных задач/целей);

соблюдение дисциплины (отсутствие прогулов, опозданий и т.д.);

9.1.4. Мотивация:

заинтересованность в выполняемой работе;

использование творческого подхода при решении поставленных задач.

9.1.5. Профессионализм:

соответствие требованиям, предъявляемым к должности;

знание смежных сфер, использование системного подхода в работе;

широта профессиональных знаний.

9.1.6. Другие критерии в соответствии с особенностями профессиональной деятельности:

достижение целей, поставленных руководителем при организации и проведении совещаний, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

 

 

 

Главный специалист комитета                                                        Н.С. Шевченко

 

11